Come realizzare un trasloco epico della propria sede?

• Obiettivo
  Riunire tutti i collaboratori di Fendi a Roma in un’unica sede situata in un luogo mitico: il Palazzo della Civiltà Italiana. Un luogo capace di infondere creatività ed energia positiva in tutti i dipendenti, promuovendo al contempo il «Made in Italy» tanto caro alla Maison romana.
• Strategia
  Un progetto collaborativo portato avanti dai nostri dipendenti sotto la guida del Management di Fendi, così da garantire un loro totale coinvolgimento fin dall’annuncio del progetto trasloco.
• Risultati
  Rinnovare ulteriormente lo splendore della Maison romana.
  Lo sviluppo di un sentimento di orgoglio e di appartenenza in tutti i collaboratori, con conseguente aumento di motivazione ed efficienza.

È dall’estate 2015 che tutto il personale Fendi con sede a Roma si è riunito in un’unica e prestigiosa sede: lo storico Palazzo della Civiltà Italiana. Soprannominato “Colosseo quadrato”, questo monumento eretto nel 1937 avrebbe dovuto ospitare l’esposizione universale del 1942, che non ebbe luogo. Da allora, l’edificio è apparso in opere cinematografiche, ma non è mai stato aperto al pubblico… prima dell’arrivo di Fendi! Situato tra mare e montagna, in corrispondenza di uno dei punti più elevati della capitale, e irradiato da luce naturale, questo luogo riesce a conferire creatività ed energia positiva a tutti i collaboratori che qui hanno la loro sede di lavoro.

I primi contatti con le autorità capitoline sono iniziati nel 2012. Il Management di Fendi era nel pieno della ricerca di un edificio unico in cui riunire tutti i collaboratori di Roma, all’epoca suddivisi in due siti diversi, uno in centro e l’altro in periferia. La (ri)scoperta di Palazzo della Civiltà Italiana è stato un colpo di fulmine per tutti, e in particolare per il Chairman & CEO della Maison, Pietro Beccari, che ha riconosciuto subito l’immenso potenziale del luogo. I contatti con le autorità sono proseguiti senza sosta, e nel mese di luglio 2013 è stato firmato l’accordo. Sarà necessario un anno per progettare la sistemazione dell’edificio e ottenere le autorizzazioni necessarie al suo restauro, e un altro anno per concludere i lavori.

Nel primo semestre 2015, il personale Fendi si è trasferito nei nuovi uffici. Grazie al lavoro preparatorio di comunicazione interna, portato avanti dal dipartimento Risorse umane, nonché all’eccellente coordinamento di quest’ultimo con la Direzione Real Estate di Fendi, che ha supervisionato il cantiere, il trasloco è avvenuto senza difficoltà o complicazioni.

Molto prima dell’avvio del trasloco, i collaboratori di Fendi sono stati invitati a rispondere ad un sondaggio in merito al progetto, così da poter conoscere e rispondere al meglio ai loro quesiti durante i lavori. Trasporto, infrastrutture… Tutti gli argomenti che avrebbero potuto essere oggetto di preoccupazione sono presi in considerazione nella progettazione della nuova sede. Gli impiegati hanno iniziato a familiarizzare con i nuovi uffici grazie ad alcune visite organizzate durante i lavori, così da prendere confidenza con i luoghi.

I sette piani sono ripartiti per reparti: un piano per il Design, uno per la Supply Chain e il Prodotto… Le aree sono organizzate in open space, ma l’edificio dispone di numerose sale riunioni (27 in totale). Riunire tutti i collaboratori in un medesimo luogo ha permesso di rendere più fluida l’interazione e migliorarne l’efficacia.

Il Management ha pensato davvero a tutto per facilitare il lavoro quotidiano delle persone: una navetta di collegamento verso la stazione della metro più vicina, agevolazioni riservate ai genitori che scelgono di iscrivere i propri figli in Asili Nido vicino alla Sede, un servizio di Concierge aziendale per tutte le piccole commissioni quotidiane, come posta o tintoria.

Per fare in modo che i collaboratori si sentissero sempre di più a loro agio nell’edificio, la serata d’inaugurazione del 22 ottobre è stata seguita da una festa di Natale riservata al personale e ai rispettivi partner, in occasione della quale è stata eretta una struttura coperta temporanea trasparente ai piedi dell’edificio, in modo che gli invitati potessero darsi alle danze ammirando al contempo la bellezza del Palazzo della Civiltà Italiana.

È stato inoltre lanciato un concorso fotografico tra i dipendenti, ai quali è stato chiesto di immortalare la nuova sede della Maison Fendi. Sono cinque le foto selezionate per essere stampate ed esposte sulle pareti degli uffici. Per il Management, la riuscita di questo trasloco risiede in gran parte nel coinvolgimento di tutti i dipendenti Fendi, invitati a prendere parte all’entusiasmante progetto fin dal primo giorno.

Questo primo anno ha dimostrato quanto il progetto sia stato premiante e quanto un trasloco di questa portata abbia permesso di ottenere un maggiore scambio tra i reparti e un coinvolgimento senza pari. L’ultimo tassello è stato l’apertura del ristorante interno nell’autunno di quest’anno per perfezionare un trasloco già pienamente riuscito e altamente simbolico per la Maison Fendi che, con questa nuova sede, prende posto nella storia d’Italia.